<html><head>
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8">
  </head>
  <body>
    <b>Building Simulation 2025: Call for Proposals</b><br>
     <br>
    The board of IBPSA is pleased to issue the following call for
    proposals from parties interested in hosting the international
    conference Building Simulation 2025. A complete proposal should be
    sent to the Conference Committee chair, Paul Strachan
    (<a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:p.a.strachan@strath.ac.uk">p.a.strachan@strath.ac.uk</a>), no later than 30th April 2022.
    Discussions with the Conference Committee chair of potential
    proposals prior to the due date are encouraged. The proposal should
    address the following items:<br>
    <br>
    •    proposed venue<br>
    •    dates<br>
    •    details of conference secretariat<br>
    •    organisation time line<br>
    •    format of conference (see below)<br>
    •    details of rooms for plenary sessions, parallel sessions and
    posters<br>
    •    availability of free Wi-Fi connections for participants<br>
    •    detailed budget in local currency and in US dollars, including
    estimates of registration fees for both on-site and on-line
    participants, as appropriate<br>
    •    discussion of possibilities for sponsorship<br>
    •    details of the conference presentation schedule (e.g. number of
    parallel and plenary sessions),  including innovative ideas for
    conference delivery methods and audience interaction<br>
    •    publication of proceedings<br>
    •    details of accommodation, including costs, for delegates and
    students<br>
    •    social events<br>
    •    options for pre and post conference tours, software demos and
    courses<br>
    •    options for programme for accompanying persons<br>
    •    involvement of existing or planned IBPSA Regional Affiliate(s)<br>
    •    experience of the organising committee with IBPSA and with
    organisation of similar conferences. Note that the BS’19 conference
    had around 1000 participants.<br>
    •    conference software for scientific review and registration:
    Conftool (<a class="moz-txt-link-freetext" href="https://www.conftool.net">https://www.conftool.net</a>) is the preferred option as it
    has been widely used in previous conferences and there is support
    for its use by IBPSA.<br>
    <br>
    Format of conference<br>
    IBPSA is aware of the need to reduce environmental impact of
    long-distance flying, but also recognises the benefits of
    face-to-face exchange of ideas and networking opportunities, and the
    timing difficulties with interactive on-line sessions for a global
    audience. IBPSA’s preference is for a hybrid conference with a high
    quality on-site conference, whilst also allowing on-line
    participation from all time zones.  Proposers should give a clear
    and costed description of their proposed conference format. 
    Proposers should address how they will accommodate on-line
    attendance for all time zones, and whether they will allow on-line
    presentations.<br>
    <br>
    Proposers should also describe how they would approach conference
    delivery if travel is severely restricted. This might include issues
    such as moving fully online and the cost implications of cancelling
    venues and other activities.<br>
    <br>
    To assist your decision there are several documents available
    (please email the Conference Chair for information):<br>
    <br>
    •    The IBPSA Regionalization Guide (available at
    <a class="moz-txt-link-freetext" href="http://www.ibpsa.org/downloads/IBPSA-Regionalization-Guide.pdf">http://www.ibpsa.org/downloads/IBPSA-Regionalization-Guide.pdf</a>)
    describes IBPSA’s regionalization plans: we schedule all of the
    Building Simulation conferences in regions with existing affiliates
    or regions that are starting a new affiliate organization. In a
    region currently without an affiliate, we will only consider holding
    the conference there if a regional affiliate organization will be in
    place by the time of the conference.<br>
    •    Final reports for previous Building Simulation conferences,
    which include details of organization, finances (e.g. planned budget
    and actual expenses), post-conference surveys and other information
    useful to organizers of future Building Simulation conferences.<br>
    •    A document on sponsorship contains suggestions regarding the
    exposure and benefits of Building Simulation sponsors.<br>
    •    A recent Memorandum of Understanding serves as an example for
    the contract which will be agreed between IBPSA and the organizers
    of Building Simulation 2025.<br>
    •    A budget template.<br>
    <br>
    Proposals will be evaluated using the following criteria:<br>
    <br>
    •    Attractiveness and accessibility of location - is this location
    likely to attract delegates from around the world? (10%)<br>
    •    Affordability of venue - is the combination of registration fee
    and accommodation costs likely to be acceptable to potential
    delegates? (In this respect, a range of accommodation types
    including student hostels is a benefit.) (10%)<br>
    •    Quality of conference plan and facilities - are the facilities
    and conference plan conducive to a well-run environmentally
    sustainable conference? (10%)<br>
    •    Format of the conference – does the format appear attractive
    for both on-site and on-line participants (10%)<br>
    •    Likelihood of financial success - will the conference financial
    plan likely lead to breaking even (at least)? Is the conference
    likely to be affordable for a range of participant types? A
    financial plan that does not rely on unconfirmed sponsorships to
    break even is strongly preferred. (20%)<br>
    •    Approach to conference delivery in the event of severe travel
    disruption. (5%).<br>
    •    Support of IBPSA goals - will choosing this proposal help draw
    new members into IBPSA (in new regions) or support membership in
    existing regions? (5%)<br>
    •    Diversity of location - is this location sufficiently distant
    from recent conferences? (10%)<br>
    •    Regional participation - is the proposal well-supported by
    volunteer effort from the regional affiliate and/or nearby regional
    affiliates? (10%)<br>
    •    Experience of members of the organizing committee with IBPSA,
    and with organizing IBPSA affiliate conferences or conferences
    similar to Building Simulation. (5%)<br>
    •    Industry input – are there good prospects for participation by
    practitioners alongside researchers (5%)<br>
    <br>
    The final decision regarding the location of Building Simulation
    2025 resides with the IBPSA Board of Directors and will be made
    following a thorough evaluation of all submitted proposals.<br>
    <br>
    A decision regarding proposals can be expected by the end of June
    2022.<br>
    <br>
    Paul Strachan<br>
    IBPSA Conference Committee Chair<br>
    <br>
  </body>
</html>